Codec moderniza gestão e adota novos recursos digitais

Empenhada em modernizar procedimentos administrativos e conferir mais rapidez aos fluxos de trabalho, a Companhia de Desenvolvimento Econômico do Pará (Codec) adotou, desde o ano passado, o processo de digitalização e sistematização de toda a documentação física acumulada ao longo dos mais de 40 anos entre a fundação da antiga Companhia de Desenvolvimento Industrial do Estado e os pouco mais de dois anos de existência da Codec, sua sucessora.

“Agilidade, segurança e economia são alguns dos benefícios da digitalização de documentos pelas instituições”, afirma Renato Pimentel. Arquivista responsável por este processo na Companhia, ele detalha que a iniciativa passa por processos como a  reorganização do arquivo físico, com a separação por setor indicado por pastas de diferentes cores, a digitalização dos documentos e a inserção deles em um sistema próprio da Codec, disponível apenas para acesso interno. “Ao acessar o sistema, o usuário tem visualiza a tela inicial com formato simples, de fácil navegação e que permite a visualização simultânea de toda documentação de determinado setor com detalhes como datas, números de protocolo e resumos sobre conteúdos”, disse.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ainda segundo ele, estes documentos, quando assinados digitalmente têm valor legal, o que significa que este é um processo seguro e responsável. “Limitamos o acesso a documentos por departamento e o próprio sistema gera registros sobre visualizações e alterações feitas pelos usuários. A economia de papel também é significativa, já que diminui a necessidade de grandes quantidades de cópias do mesmo documento”, finaliza.

Patrimônio – Utilizando o Sistema de Patrimônio Mobiliário do Estado (Sispat), a gerência patrimonial da Companhia também tem registrado todos os seus bens físicos eletronicamente, permitindo assim a adequação do gerenciamento e controle contábil do seu acervo mobiliário. Com a adoção do recurso, normatizado via decreto estadual, a gestão encontra benefícios como o auxílio na prestação de contas e no envio do inventário da instituição – procedimentos demandados via Tribunal de Contas do Estado.

Por Igor Nascimento – Ascom/Codec

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